I. Job Purpose/ Mục Đích Công Việc:  

• Be responsible for controlling, scanning, tracking and filing documents as well as ensuring that the Company and related parties’ documents under Finance Department are organized, shared and maintained according to standards and regulations / Chịu trách nhiệm kiểm soát, chuyển chứng từ sang dạng điện tử (“quét”), theo dõi và lưu trữ tài liệu cũng như đảm bảo rằng tất cả các tài liệu của Công ty và các bên liên quan do bộ phận Tài Chính quản lý được tổ chức, chia sẻ và lưu trữ theo các tiêu chuẩn và quy định.
• Ensure the documentation in the proper version tracking, controlling and easily retrieving/ Đảm bảo các phiên bản của tài liệu được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ và dễ dàng truy xuất.
• In charge to keep safety box and petty cash payment in office/ Chịu trách nhiệm giữ két tiền và chi tiền mặt tại văn phòng.
• Provide financial services to ensure efficient, timely and accurate payment and accounting entries of accounts under his or her control/ Đảm bảo việc thanh toán và hạch toán kế toán các tài khoản hiệu quả, kịp thời và chính xác.

II. Job Accountabilities/ Trách Nhiệm Công Việc:

• Check to avoid the payment risk: Receive payment requests from relevant department and check supporting document to ensure reasonableness and validity according to tax regulations and company policies/ Kiểm tra để tránh rủi ro trong thanh toán: Nhận yêu cầu thanh toán từ các phòng ban liên quan và kiểm tra, đối chiếu chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ hợp lý theo quy định của thuế, chính sách công ty.
• Payment processing following to payment term and Company’s payment procedures, following up with bank to ensure payment made timely and accurately/ Thực hiện thanh toán theo thời hạn và quy trình thanh toán của Công ty, theo dõi và làm việc với ngân hàng để đảm bảo thanh toán đúng hạn và chính xác.
• Input and monitoring the transactions booking accurately on the AP module system and ensure the accounts kept updates with actual status/ Nhập và theo dõi việc hạch toán chính xác các giao dịch trên hệ thống phân hệ Công nợ Phải trả và đảm bảo các tài khoản được cập nhật theo đúng thực tế phát sinh.
• Reconcile with supplier’s statement accounts on timely basis/ Định kỳ đối chiếu với các tài khoản công nợ của nhà cung cấp.
• Verify and control Vendors’ master data/ Kiểm tra và kiểm soát cơ sở dữ liệu của Nhà cung cấp.
• Propose the efficient workflows to consider and prepare Company’s policies and standard procedures relating to working position/ Đề xuất các quy trình làm việc hiệu quả và soạn thảo các chính sách và quy trình chuẩn của Công ty liên quan đến vị trí đang làm việc.
• Store the documents/ data filling fully and completely according to company regulations/ Lưu trữ hồ sơ chứng từ/ dữ liệu một cách đầy đủ và hoàn tất theo quy định của công ty.
• Manage the control of incoming/outgoing documents included but not limits to contracts, input invoices, payment evidents, output invoices, lisences and others in order to ensuring that document control procedures are followed./ Quản lý việc kiểm soát các tài liệu đã nhận/gửi bao gồm và không giới hạn các hợp đồng, hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán, hóa đơn đầu ra, hồ sơ pháp lý và chứng từ khác để đảm bảo tuân thủ các quy trình kiểm soát tài liệu.
• Keep a record of all folders/files to make sure that company documents are stored and tracked appropriately. / Lưu giữ lịch sử ghi chép tất cả các thư mục/tệp để đảm bảo rằng tài liệu của Công ty được lưu trữ và theo dõi thích hợp.
• Be responsible for scanning, uploading soft copies of all documents to company ‘s servers/folders./ Chịu trách nhiệm quét, tải bản mềm tất cả các tài liệu lên các máy chủ/ các thư mục lưu trữ của Công ty.
• Organize, categorize, and maintain documents in a structured and easily retrievable manner. / Sắp xếp, phân loại và lưu trữ tài liệu một cách có cấu trúc và dễ dàng truy xuất.
• Retrieve and deliver documents promptly upon the requests from the authorised / entitled parties / Truy xuất và chuyển giao tài liệu kịp thời theo yêu cầu từ các bên được phép / có thẩm quyền nhận.
• Provide guidance on document management practices and procedures./ Cung cấp hướng dẫn về thực hành và thủ tục quản lý tài liệu.
• Other tasks are as assigned by line manager or above/ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp hoặc cấp trên.

III. Job Requirements/ Yêu Cầu Công Việc:

• Preference to Bachelor’s degree in Accounting/Auditing/Finance or related field/ Ưu tiên có bằng cử nhân về Kế toán/Kiểm toán/Tài chính hoặc lĩnh vực có liên quan.
• Preference to over 1 year relevant working experience/ Ưu tiên có trên 1 năm kinh nghiệm làm việc liên quan.
• Good experience and knowledge in accounting operations/ Có kinh nghiệm và hiểu biết tốt về nghiệp vụ kế toán.
• Able to work independently, possess a high level of responsibility and commitment/ Có khả năng làm việc độc lập, có tinh thần trách nhiệm và cam kết cao.
• Able to work under pressure and tight deadline/ Có khả năng làm việc dưới áp lực công việc và thời gian chặt chẽ.
• Good communication skills, resourceful with positive working attitude/ Kỹ năng giao tiếp tốt, tháo vát và thái độ làm việc tích cực.
• Read and written English skills. Familiar with Microsoft Office, spreadsheets and accounting systems/software/ Có kỹ năng đọc và viết tiếng Anh. Quen thuộc với Microsoft Office, các bảng tính và hệ thống/phần mềm kế toán.