I. Job Purpose/ Mục Đích Công Việc:  

Manage Account Receivable (AR) team/ Quản lý đội ngũ Kế toán công nợ các khoản phải thu:

• Ensure the collections of all kinds of receivables effectively. Lead account receivable team to meet the company’s KPIs and issue the VAT invoices properly. / Đảm bảo việc thu hồi công nợ các khoản phải thu một cách hiệu quả. Hướng dẫn đội ngũ Kế toán công nợ phải thu đạt các mục tiêu của công ty đồng thời xuất hóa đơn GTGT đúng cách.

II. Job Accountabilities/ Trách Nhiệm Chính:

1. AR process / Quy trình công nợ phải thu:

• Lead account receivable team to monitor closely receivable and debt collection in time from suppliers (work with suppliers for collection of income for examples: incentives, supports, promotion, ATM fee, branding fee...). / Dẫn dắt đội ngũ kế toán công nợ phải thu soát xét chặt chẽ việc thu các khoản công nợ và khoản phải thu từ nhà cung cấp kịp thời (làm việc với nhà cung cấp về các khoản thu như: các chiết khấu, hỗ trợ, khuyến mãi, phí ATM, phí thương hiệu...).
• Understand clearly & control the tracking system of all the trading terms of all suppliers, follow up with Merchandising (or any relevant department) on any changes of trading terms/ all kind of supports. / Hiểu rõ và kiểm soát hệ thống theo dõi tất cả các điều khoản giao dịch của tất cả các nhà cung cấp, theo dõi với Bộ phận Mua hàng (hoặc các bộ phận liên quan khác) về bất kỳ thay đổi nào liên quan điều khoản giao dịch / tất cả các khoản hỗ trợ.
• Follow & align with Merchandising Dept. (or related Departments) on payment terms data of purchasing contract to control invoice checking and posting invoices in the systems correctly and timely within the report deadline, to control all related promotion and support schemes from all suppliers./ Theo dõi và phối hợp với Bộ phận Mua hàng (hoặc các bộ phận liên quan) các dữ liệu về điều khoản thanh toán của hợp đồng mua hàng để kiểm soát kiểm tra hóa đơn và nhập hóa đơn lên hệ thống kế toán một cách chính xác và kịp thời trong thời hạn báo cáo, kiểm soát tất cả các chương trình khuyến mãi và hỗ trợ liên quan đến tất cả các nhà cung cấp.
• Validate and control Vendors’ master data. Track and control all kind of Account Receivable Reporting on financial system. / Xác thực và kiểm soát tổng hợp dữ liệu của Nhà cung cấp. Theo dõi và kiểm soát tất cả các loại Báo cáo các Khoản Phải thu trên hệ thống kế toán.
• In charge to review and submit reports relating to monthly incomes, sales, overdue debts or ad-hoc reports to line managers or above as request/ Chịu trách nhiệm kiểm tra và nộp các báo cáo liên quan đến thu nhập, hàng bán, nợ quá hạn hàng tháng và báo cáo đột xuất cho cấp quản lý hoặc cấp trên theo yêu cầu.
• Establish performance indicators related to receivables for debt collection performance validation/ability. Proactive to propose and recommend effective and feasible debt collection methods. / Thiết lập chỉ số thành tích liên quan đến công nợ phải thu nhằm mục đích đánh giá hiệu suất/ khả năng thu hồi công nợ. Chủ động đề xuất, kiến nghị các phương pháp thu hồi công nợ mang tính hiệu quả và khả thi.
• Maximize automation in data processing and reporting together with minimizing manual calculations while ensuring compliance with accounting principles, standards and applicable tax regulation. / Tối đa hóa các phương thức tự động trong việc xử lý dữ liệu và báo cáo, giảm thiểu các phương thức thủ công đồng thời đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật hiện hành về thuế.

2. Output VAT tax report / Báo cáo Thuế GTGT đầu ra:

• Summary and supervise issuing VAT invoices for sales record entries / trading & service income entries in the financial system correctly and on timely basis. Responsible for monthly total VAT output report of sales and incomes to the related tax accounting function. / Tổng hợp và giám sát việc xuất hóa đơn GTGT cho các bút toán bán hàng / thu nhập thương mại & dịch vụ trong hệ thống kế toán một cách chính xác và kịp thời. Chịu trách nhiệm báo cáo tổng số GTGT đầu ra hàng tháng về doanh thu và thu nhập cho phần hành kế toán thuế liên quan.
• Understanding and keep tax tracking on online portal, in charges of all kinds of company’s invoices adjustments, cancellation and replacements and any other related of company’s invoicing/ Hiểu biết và theo dõi các kỷ lục thuế trên cổng thông tin trực tuyến, phụ trách tất cả các loại điều chỉnh, hủy và thay thế hóa đơn của công ty và bất kỳ vấn đề nào khác liên quan đến việc lập hóa đơn của công ty.

3. Other tasks / Những nhiệm vụ khác:

• Train & coach to the team members about new regulations, departmental & company policies. Allocate works to team and monitor/validate their performances. Guide and share experience to colleagues. / Đào tạo & huấn luyện các thành viên trong nhóm về các quy định mới, chính sách của phòng ban và chính sách Công ty. Phân bổ công việc cho nhóm và theo dõi/kiểm tra hiệu suất của từng thành viên. Hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm cho đồng nghiệp.
• Review and improve process/ system to increase performance and reduce workload for team. / Rà soát và cải tiến quy trình/ hệ thống để tăng hiệu suất và giảm khối lượng công việc cho nhóm.
• Work with internal partners to resolve all the issues relating to internal/ external, authorities in related matters. / Làm việc với các bộ phận/ phòng ban để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến nội bộ trong Công ty và các đối tác bên ngoài, các cơ quan chức năng có liên quan.
• Prepare Company’s policies / standard procedures relating to Account Receivable and provide action plans of controlling point for mistake prevention / detection to ensure proper procedure implementing / Soạn thảo các chính sách hoặc quy trình chuẩn của Công ty liên quan tới Công nợ phải thu và kiến nghị về các điểm kiểm soát nhằm ngăn ngừa/ phát hiện lỗi và đảm bảo các quy trình, chính sách được triển khai rõ ràng.
• Store the documents according to company regulations/ Lưu trữ chứng từ theo quy định của công ty.
• Other tasks appointed by line manager or above/ Nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

III. Job Requirements/ Yêu Cầu Công Việc:

• University Degree in Accounting major. / Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán.
• Minimum 3 years relevant working experience in the same position. / Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan ở vị trí tương đương.
• Good sense in controlling and business acumen. Strong experience and knowledge in tax & other local regulations and strong leadership skill. / Khả năng kiểm soát và nhạy bén trong kinh doanh tốt. Có kinh nghiệm và kiến thức vững chắc về thuế cũng như các quy định khác và kỹ năng quản lý tốt.
• Computer literate with knowledge of Microsoft Office, spreadsheets, and accounting systems/software. / Sử dụng thành thạo máy tính với kiến thức về Microsoft Office, bảng tính và hệ thống/phần mềm kế toán.
• Excellent interpersonal skills, resourceful with positive working attitude, able to work independently and possess a high level of responsibility and commitment. / Kỹ năng giao tiếp, tháo vát với thái độ làm việc tích cực, có thể làm việc độc lập và tinh thần trách nhiệm và cam kết cao.
• Spoken and written English skills as a plus. / Ưu tiên có thể giao tiếp nói và viết tiếng Anh.